◆同窓会幹事の準備の流れ|挨拶の例文・出し物・恩師へのお礼状

   

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鍋宴会

同窓会の幹事、案内から会場の手配、食事の有無など、やることはたくさんあるのですが、何から手をつけていいかわからず途方に暮れてしまっていませんか?
今回は、同窓会の幹事になったら、まず何から始めたらよいのか、をご紹介します。(ライター:すみれ)

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いざ同窓会の幹事になってしまったら、まず何から準備するのか?

まずは、自分以外の幹事の方と打ち合わせをしましょう。
規模が小さくて、一人で幹事をする場合は必要ありませんが…
そこで決めるべきは、主に下記の3点です。

① コンセプトを決める
- ○○周年同窓会、○○記念会、など

② 開催日
- 4か月~半年後くらいを目安に。

③ スケジュール
- 開催日から逆算して、何をいつまでに決めるか期限を決める。
(主な項目:会場、会費の決定、案内状作成、発送、出欠締め切りなど)

同窓会の予算はどのくらい?ホテルで行う場合

ビールジョッキで乾杯
同窓会の予算決めは一番幹事さんの手腕を問われるところかもしれませんね。
ホテルの一人当たりの費用の相場は、下記のとおりです。
・高級ホテル:10000円
・結婚式場:8000~10000円
・中堅ホテル:5000円~8000円

だいたい、ここでの費用に2000円~3000円くらい上乗せして会費を集めるようです。高級ホテルの場合は、既に会場費用が高額ですので、会費も高額となりますね。

大学の同窓会など、多くの方が集まる場合には、高級ホテルが主な会場となるでしょうか。

 

キャンセルなど不意の出費に備えて多めに会費を集めてもいいの?

当日のキャンセルは、幹事にとってはとても困る問題ですが、当日になって体調が悪かったり、突然の予定が入ったりと、何人かはキャンセルするという方は出ますよね。
こればかりは、仕方がありません。

そのため、幹事さんは当日キャンセル分を見込んで、ある程度多めに会費を徴収して、不意の事態に備えましょう。
当日のキャンセルの方からは、後日費用を集めるようにしましょう。

また、会費が余った場合は、次の会費に回すか、二次会で使うかする方法が多いようです。
あまりに多く余った場合は、頭数で割って出席者に返す、という方法もあります。
どちらにしても、会計が不明瞭では出席した方も気持ち良く同窓会を楽しめないので、幹事さんが会計をクリアにして、余ったお金をどのように使うか、出席した方に同意を取るのが大切です。

後日、会計報告を各出席者宛てに送る方もいるそうです。
これだと、集められた費用の使い道がはっきりして、最後まで気持ちよく同窓会を楽しめますよね。

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同窓会の出し物はどのようなものが考えられるか

久々に効果を歌う
同窓会は、結婚式と違って、それぞれの方が昔を懐かしんで、久々に会った友人との会話を楽しむ会ですので、幹事さんが多くの出し物をする必要はありません。

恩師をお呼びした場合は、恩師から一言をもらったり、校歌斉唱で学校を懐かしむ、といった程度で良いようです。

同窓会の幹事の挨拶例

「本日はお忙しい中をお集りいただきましてありがとうございました。また、○○先生にもご臨席頂き、少しも変わらぬ お元気なお顔を拝見し、我々一同安心すると同時に感激いたしております。
今日は卒業以来○年目の再会となりますが、学生時代に戻ったつもりで、愉しい時を過ごしていただければと思います。
それでは、ここにお集りの皆さんのご多幸と○○大学の盛会を祈念いたしまして、乾杯!」

久しぶりの同窓会、恩師の先生をお呼びした場合の例文として、上記の挨拶はいかがでしょうか?一般的な挨拶例ですので、どのようなシチュエーションでも使用できるかと思います。

当日は、あまり堅苦しくならないよう、笑顔でハキハキと挨拶できれば完璧ですね。

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恩師をご招待した場合、贈り物は必要?お車代やお礼状はどうする?

 

タクシー

恩師を同窓会にご招待した場合は、贈り物を用意しましょう。
一番無難な贈り物は、“花束”です。
あまりお花が好きではない、や、遠方から来て頂いていてお花を持って帰るのが負担になるようであれば、恩師の好きそうなものを選びましょう。
万年筆や写真立てなども人気があるようです。
先生がご高齢な時は、お車代も必要となります。
こちらも幹事さんが事前に調整して、会費で出席者の方からもらうようにしましょう。

また、同窓会に来て頂いたら、できるだけ早めにお礼状を出しましょう。

恩師と連絡が取れなくなっている場合は大学に聞いたら教えてもらえる?

大学に問い合わせて見るのが一番でしょう。
大学にもよると思いますが、恩師との連絡を取り持ってくれる場合もあるようです。
ただ、教授の連絡先などを非公開としているところもありますので、その場合は同窓生でどなたか恩師と連絡を取っている方を探すことになるでしょう。

 

<まとめ>

いかがでしたか?
幹事さんの仕事はたくさんあり大変ですが、無事に同窓会が成功した暁には達成感が得られるのではないでしょうか?
懐かしの同窓生と思い出話に花が咲き、充実した時間が過ごせるとよいですね。

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